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如何利用远程视频会议系统开好你的每一次会议
日期: 2016-07-04
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 远程视频会议系统是一种现代化的办公系统,它可以把不同地点任一会场实时的现场场景和语音互连起来,同时向与会者提供分享听觉和视觉的空间,使各方入会用户有“面对面”交谈的感觉。随着社会的发展,视频会议系统的应用越来越广泛,同时对其视频音频质量、数据共享、灵活性以及易用性、可靠性和易管理性的要求也越来越严格。远程视频会议系统通过在网络上以举行会议的通信方式传递与会代表的声音和视频,也可以传递文件、图表、会议室状况等各种图像信息,使在不同地点甚至相隔几百、几千公里的与会代表之间的空间距离大大“缩短”,并且进行实时召开会议、讨论问题,使参加网络视频会议系统的代表,有一种“身临其境”的现场感,免除了出差奔波之苦。
 
  头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、各类营销峰会、推介会,甚至各种论坛??营销人总要拿出许多时间应付各种会议。拍拍脑袋想一想,我们一个月的时间当中有多少时间被开会占据了?而在这些大大小小的会中,有多少是有价值的?有多少是去了以后又后悔的?还有多少是不痛不痒、形同鸡肋的?
 
  参加的会多了,我们也会总结出一些参会的经验,对于参会的选择,每个人都有自己的原则和标准。根据参加会议的频率,你可以使用远程视频会议系统来实现你的会议心得和建议的表达,减少不必要的时间支出,下面为大家来总结一下:
 
  开会频率:每天至少一次;
 
  参会类别:公司内部自己团队的会、跟别的部门的会、跟客户的会、论坛等等;
 
  参会装备:笔记本电脑(会上讨论文件比较多时)或者iPad(收发邮件);
 
  开会场所:大部分在公司开,一些很重要的问题可能在饭馆或者咖啡厅与客户聊;
 
  创意会议形式推荐:内容大于形式,开会是为了解决问题;
 
  会议管理经验:开会之前一定要让所有参会的人心里清楚开会的目标,第二是在会上不能分心,对于讨论不出结果或者说不清楚的事情,可以考虑放一放。[视频会议系统]
 
  1、明确跟客户开会要达成什么目的。
 
  开会之前要明确会议的重点是什么,需要准备哪些东西,会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情,他们自己都不知道要说什么,这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题,不然就是浪费时间。
 
  2、明确自己在会议上扮演的角色。
 
  分类来讲,如果是跟客户分享我们的服务或者产品,我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务,就要多听少说话。我们的角色是出主意的人,还是了解信息的人,还是帮助客户去说服其他人等,都要搞清楚。
 
  需要注意的是,有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司,还会有参与项目会议的其他公司,比如研究公司、创意公司等。这种情况下,有些时候我们在项目的意见上会有很大的分歧,我们就需要注意自己的参会角色,斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我们负责的部分,一般来说不会特别去强调或反 对,但同时也不能一味地让步,这就需要权衡。切记不能喧宾夺主,否则会给自己和客户带来更多的麻烦。
 
  3、要符合客户口味。
 
  开会前要做好充分的准备,要明确自己跟客户的关系,要用客户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格, 有的客户喜欢看图片,有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输,需要把握好方式。
 
  4、会议结束一定要总结。
 
  这是会议结束后必须做的一件事情,总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西,客户一转头就忘了,日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责,另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各种会议。[视频会议系统]

 

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